Meeting Room Agent – KI-Raumeffizienz leicht gemacht

Last updated: October 20, 2026

Der Meeting Room Agent (Raum Agent) optimiert deine Meetingräume mit KI. Er analysiert, wie Räume gebucht werden, und schlägt eine bessere Verteilung vor – ohne jemals automatisch etwas zu ändern. In diesem Artikel erfährst du, wie du ihn nutzt.

Er funktioniert mit Microsoft 365 und Google Calendar über deine PULT Integration.

1. KI Agenten

Gehe im PULT Dashboard zu Einstellungen → KI → KI Agenten.

2. Raum Agent

Die Karte zeigt, ob der Agent aktiv ist. Klicke auf Einstellungen, um die Empfehlungen zu öffnen.

3. Filter

Zeige alle Empfehlungen oder nur ausstehende, akzeptierte oder abgelehnte.

4. Neue Empfehlungen finden

Startet sofort einen neuen Scan aller Meetingräume. Das dauert meist ein paar Minuten. Ansonsten prüft der Agent deine Räume alle 3 Stunden.

5. Hilfe

Öffnet die Hilfe zu dieser Seite.

6. Agent aktivieren

Schalte den Agent ein oder aus. Wenn er deaktiviert ist, stoppt die Verarbeitung sofort; bisherige Empfehlungen bleiben sichtbar.

Empfehlungen

Der Agent schlägt Verbesserungen vor, zum Beispiel:

Passende Raumgröße – kleine Meetings aus großen Konferenzräumen verlegen
Konflikte vermeiden – Pufferzeit zwischen direkt aufeinanderfolgenden Meetings einplanen
Auslastung verteilen – Meetings auf wenig genutzte Räume verteilen
Standortbezug – nur Räume im selben Gebäude vorschlagen

Jede Empfehlung zeigt ihre Wirkung und die Begründung der KI. Du kannst sie akzeptieren oder ablehnen:

Admins werden benachrichtigt, sobald es neue Empfehlungen gibt – auch in Google Chat, Slack oder Microsoft Teams:

Datenschutz & Sicherheit

Keine Datenspeicherung durch OpenAI (nur Echtzeit-Verarbeitung, Zero Data Retention)
Nur Metadaten: Raumname, Kapazität, Gebäude, Standort, Ressourcen-E-Mail, Meetingzeiten, Teilnehmerzahl, E-Mails von Organisator und Teilnehmenden, vereinfachte IDs
Nie verarbeitet: Meetingtitel, Beschreibungen, Notizen, Anhänge, Chats, Aufzeichnungen oder persönliche Kalenderdaten
Strikte Trennung der Organisationen, TLS 1.3 bei der Übertragung und AES-256 bei der Speicherung; Zugriff nur für Admins
Du behältst die Kontrolle – alle Vorschläge müssen bestätigt werden. PULT ist DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert.

Häufige Fragen

Trainiert OpenAI mit unseren Daten?

Nein – durch die Zero-Data-Retention-Richtlinie von OpenAI werden deine Daten nie zum Training verwendet.

Ist das DSGVO-konform?

Ja – mit Datenminimierung, Verschlüsselung und Audit-Logging.

Was passiert, wenn wir den Agent deaktivieren?

Die Verarbeitung stoppt sofort. Bisherige Empfehlungen bleiben sichtbar.