Meeting Room Agent – KI-Raumeffizienz leicht gemacht

Last updated: August 13, 2026

Der Meeting Room Agent von Pult nutzt KI, um eure Raumnutzung zu analysieren und Verbesserungsvorschläge zu machen – damit Besprechungsräume optimal genutzt, Doppelbuchungen vermieden und Meetings gleichmäßig über alle Räume verteilt werden.

Ihr behaltet dabei volle Kontrolle: Die KI schlägt nur vor, sie ändert nichts automatisch

⚙ Integration & Opt-out

Der Meeting Room Agent funktioniert mit Microsoft 365 oder Google Calendar über eure bestehende Pult-Integration. Ihr könnt den KI-Agent jederzeit deaktivieren – dann findet keine Analyse mehr statt.

🔍 So funktioniert’s

Der KI-Agent überprüft alle 3 Stunden eure Raumbelegung und erkennt Optimierungsmöglichkeiten wie:

  • Passende Raumgröße: Kleine Meetings aus großen Räumen verschieben

  • Vermeidung von Überschneidungen: Pufferzeiten zwischen Meetings vorschlagen

  • Ausgeglichene Nutzung: Wenig genutzte Räume empfehlen

  • Ortsbewusst: Nur Räume im selben Gebäude berücksichtigen

🔔 Die Administratoren erhalten eine Benachrichtigung, sobald der AI Agent einen neuen Vorschlag zur Optimierung eines Meetings gefunden hat. Admins können so regelmäßig Vorschläge zur besseren Raumplanung erhalten.

Der Schalter oben rechts ermöglicht es dir, den AI Agent zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Der Button „Agenteneinführung“ (englisch „Run Agent“) startet den AI Agent sofort und erzwingt dadurch eine neue Überprüfung der Meetingräume.
Dieser Vorgang dauert in der Regel einige Minuten.

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Du kannst auswählen, ob du alle Vorschläge, nur die akzeptierten, abgelehnten oder ausstehenden ansehen möchtest.

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Jeder Vorschlag zeigt dir die Auswirkung, die Begründung der KI und welche Verbesserung dadurch erzielt wird. Anschließend kannst du einfach entscheiden, ob du den Vorschlag akzeptierst oder ablehnst.

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✅ Fertig! Deine Meetingräume wurden entsprechend deiner Vorgaben angepasst und für eine optimale Belegung optimiert.

💬 Der AI Agent kann euch auch direkt in Google Chat, Slack oder Microsoft Teams benachrichtigen, sobald neue Meetingraum-Vorschläge verfügbar sind.

🔒 Datenschutz & Sicherheit

Grundprinzipien:
✅ Keine Speicherung durch OpenAI (Echtzeit-Verarbeitung, keine Datenhaltung)
✅ Nur Metadaten werden analysiert – keine Inhalte, Notizen oder Anhänge
✅ Strikte Trennung zwischen Organisationen
✅ Verschlüsselung: TLS 1.3 (Übertragung) & AES-256 (Speicherung)
✅ Ihr entscheidet: Vorschläge müssen manuell bestätigt werden

Verarbeitete Daten:

  • Raumname, Kapazität, Standort, Ressourcenkonto

  • Meeting-Zeiten, Teilnehmerzahl, E-Mail-Adressen der Organisatoren

  • Nur vereinfachte IDs (z. B. meeting-1)

Nicht verarbeitet:
❌ Meetingtexte, Anhänge, Chats, Aufzeichnungen oder private Kalenderdaten

🔐 Sicherheitsmaßnahmen

  1. Keine Datenspeicherung – Daten werden nur während der Analyse verarbeitet

  2. Datenminimierung – Nur notwendige Informationen, keine sensiblen Inhalte

  3. Zugriffskontrolle – Nur Admins können Analysen auslösen

  4. Verschlüsselung – TLS 1.3 & AES-256

Drittanbieter:

  • Pult – Datenhaltung gemäß GDPR & ISO 27001

❓FAQ

Trainiert OpenAI seine Modelle mit unseren Daten?
Nein, durch die Zero Data Retention-Richtlinie werden keine Daten zum Training genutzt.

Ist das GDPR-konform?
Ja – inklusive Datenminimierung, Verschlüsselung und Audit-Logging.

Was passiert beim Deaktivieren?
Die Analyse stoppt sofort. Vorherige Vorschläge bleiben sichtbar, es gibt jedoch keine neuen Empfehlungen.

🤝Bei weiteren Fragen wende dich gerne an unser Support-Team unter support@pult.com