Buchungsbestätigungen helfen dir sicherzustellen, dass Schreibtische nur von Personen belegt werden, die tatsächlich im Büro sind.

Du kannst als Admin steuern, ob, wann und wie Buchungen bestätigt werden müssen.

Wo du Buchungsbestätigungen findest

Im Admin-Dashboard unter:

Einstellungen → Benachrichtigungen → Buchungsbestätigungen

1. Buchungsbestätigungen aktivieren

Wenn Buchungsbestätigungen aktiviert sind, müssen Nutzer ihre Buchungen für den aktuellen Tag bis zur eingestellten Frist bestätigen.

• Wird eine Buchung nicht rechtzeitig bestätigt, wird sie automatisch gelöscht.

• So werden ungenutzte Plätze wieder für andere frei.

2.Einstellungen & Fristen für Buchungsbestätigungen

Benachrichtigungszeit

Lege fest, wann Nutzer die Erinnerung zur Buchungsbestätigung erhalten.

Hinweis: Aktuell gibt es eine zentrale Erinnerungszeit.

So funktionieren Fristen

Fristen definieren, wann unbestätigte Buchungen geprüft und gelöscht werden.

Bei jeder Frist gilt:

• Bestätigte Buchung → bleibt bestehen

• Unbestätigte Buchung → wird gelöscht

Du kannst mehrere Fristen pro Tag festlegen (z. B. 10:00, 12:00, 13:00).

3. Startzeiten für Halbtag

Du kannst festlegen, wann die erste und zweite Tageshälfte beginnt.

Damit steuerst du, welche Buchungen bei welcher Frist geprüft werden.

Beispiel

• Erste Frist: 10:00

• Zweite Frist: 15:15

• Start der zweiten Tageshälfte: 15:00

Was passiert:

• Um 10:00 ist die zweite Tageshälfte noch nicht gestartet. - Es werden nur Buchungen für die erste Tageshälfte und Ganztagsbuchungen geprüft.

• Um 15:15 hat die zweite Tageshälfte bereits begonnen.
  - Buchungen für die zweite Tageshälfte werden ebenfalls geprüft.

• Ganztagsbuchungen werden bei Fristen in der Regel immer berücksichtigt.

Ganztägige Buchungen werden in der Regel immer bei Fristprüfungen berücksichtigt.

4. Nachfrist/Karenzzeit (empfohlen)

Der Karenzzeit gibt den Benutzern einen kurzen Puffer vor einer Frist.

Es hilft, zu verhindern, dass Buchungen zu schnell gelöscht werden, wenn jemand kurz vor einer Frist bucht und die Bestätigung noch aussteht.

Warum das wichtig ist

Presence-basierte Bestätigungen laufen in Intervallen (ca. alle 15 Minuten) und nicht in Echtzeit.

Deshalb kann eine Buchung kurz vor einer Frist vorübergehend noch als unbestätigt erscheinen.

Mit aktiver Grace Period werden solche Buchungen einmal übersprungen und bei der nächsten Frist erneut geprüft.

So funktioniert’s

Wenn eine Buchung innerhalb des Grace-Period-Fensters vor einer Frist erstellt wurde und noch unbestätigt ist:

• wird sie bei dieser Frist nicht gelöscht

• sie wird bei der nächsten Frist erneut geprüft (falls es eine nächste Frist gibt)

Beispiel

• Erste Frist: 10:00

• Zweite Frist: 12:00

• Grace Period: 15 Minuten

Wenn jemand zwischen 09:45 und 10:00 bucht, wird die Buchung um 10:00 nicht sofort gelöscht, nur weil die Bestätigung noch aussteht.

Stattdessen wird sie um 12:00 erneut geprüft.

Wichtig: Bei der letzten Frist des Tages gibt es keine spätere Frist mehr, auf die verschoben werden kann.

Gut zu wissen

• Üblicher Wert für die Grace Period: 15–20 Minuten

• Die Grace Period funktioniert am besten mit mehreren Fristen pro Tag

Wo Benutzer Buchungen bestätigen können

Benutzer können Buchungen bestätigen in:

• PULT Web App

• Microsoft Teams

• Slack

• Google Chat

5. Presence-bezogene Optionen (PULT Presence)

Diese Optionen sind relevant, wenn du PULT Presence nutzt.

Manuelle Buchungsbestätigung aktivieren

Wenn aktiviert, müssen Nutzer Buchungen für den aktuellen Tag zusätzlich manuell bestätigen.

Automatische Bestätigung für heutige Buchungen

Wenn aktiviert, werden Buchungen für den aktuellen Tag automatisch bestätigt und brauchen keine manuelle Aktion.

Bei gemischten Setups (ein Teil mit Presence, ein Teil ohne Presence) solltest du die Einstellungen sorgfältig prüfen, damit es keine widersprüchlichen Effekte gibt.

6.Buchungsbestätigung pro Büro

Du kannst Buchungsbestätigungen auf bestimmte Offices begrenzen.

Unter Buchungsbestätigung für bestimmte Offices wählst du aus, für welche Offices eine Bestätigung erforderlich ist.

Nicht ausgewählte Offices benötigen keine Buchungsbestätigung.

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Wichtiger Setup-Hinweis für Presence-Automatisierung

Damit Presence-basierte automatische Bestätigungen zuverlässig funktionieren:

• Presence muss korrekt eingerichtet sein

• Offices sollten mit den richtigen Presence-Locations verknüpft sein

• die relevanten Buchungsbestätigungs-Toggles müssen korrekt gesetzt sein

Wenn diese Einstellungen unvollständig sind, kann das Bestätigungsverhalten abweichen.