Meetingräume gehören zu den wertvollsten Ressourcen im modernen Büro. Dennoch bleiben viele Räume ungenutzt, weil Meetings nicht stattfinden oder Teilnehmende nicht erscheinen.
Mit dem Auto Check-In und der No-Show-Automatisierung von PULT bleiben Räume frei für Personen, die sie wirklich benötigen. Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie das System funktioniert – und beschreibt alle Einstellungen einfach und übersichtlich.

Warum das wichtig ist

Die Auslastung von Meetingräumen lässt sich erheblich verbessern, wenn nicht genutzte Buchungen automatisch freigegeben werden. Unsere Automatisierung erkennt Anwesenheit über PULT Presence oder über manuelle Bestätigungen und verhindert, dass Räume unnötig blockiert bleiben.

🔧 Wie der Workflow funktioniert

1. Ein Meetingraum wird gebucht

Beispiel:
XY bucht einen Meetingraum um 16:00 Uhr und fügt drei verpflichtende Teilnehmende hinzu.

2. Anwesenheit wird automatisch überprüft

Die PULT-Adminstration konfiguriert Automationsregeln wie:

• Presence-Schwelle (z. B. 50 % der verpflichtenden Teilnehmenden müssen anwesend sein)

• Prüfzeitpunkte relativ zum Meetingstart (z. B. 10 Minuten vorher, zum Start, 10 Minuten nachher)

• Mindestdauer des Meetings

• Erinnerungszeiten

Wenn die Anwesenheit unterhalb der definierten Schwelle bleibt, entfernt PULT automatisch den Meetingraum aus dem Termin.

👉 Wichtig:
Das Meeting selbst wird niemals gelöscht — nur der Raum wird für andere freigegeben.

3. Teilnehmer können manuell bestätigen

XY (die organisierende Person) erhält eine Erinnerung über Slack, Microsoft Teams oder Google Chat — z. B. eine Stunde vor Meetingstart — um zu bestätigen, ob der Raum weiterhin benötigt wird. Dies funktioniert ähnlich wie die bekannten Desk Confirmation Benachrichtigungen.

4. Raum wird bei Bedarf automatisch freigegeben

Wenn das Meeting nicht bestätigt wurde und die Präsenz-Schwelle nicht erreicht wird, wird der Raum zum Auto-Cancel-Zeitpunkt automatisch freigegeben.

⚙ Erklärung aller Einstellungen

• Reminder Offsets (Erinnerungs-Offsets)

Legen fest, wann Erinnerungen versendet werden.
Alle Offsets beziehen sich auf den Meetingstart.
Beispiel: –15 = 15 Minuten vor dem Beginn.

• Auto-Cancel Deadline Offset

Definiert den Zeitpunkt, an dem PULT prüft, ob ein Meeting bestätigt wurde.
Wenn das Meeting zu diesem Zeitpunkt abgelehnt oder nicht bestätigt ist, wird der Raum freigegeben.

• Offset 0 → Prüfung genau zum Meetingstart

• Alle Erinnerungen und Präsenzprüfungen müssen davor stattfinden

• Der Termin selbst bleibt bestehen — nur die Raumressource wird entfernt

• Minimum Meeting Duration (Mindestdauer)

Legt fest, wie lang ein Meeting mindestens sein muss, damit die Automatisierung angewendet wird.

• Presence Auto-Confirm Offsets

Zeitpunkte (relativ zum Meetingstart), zu denen PULT prüft, ob verpflichtende Teilnehmende anwesend sind.

• Mehrere Offsets möglich

• Jeder Offset wird einmalig ausgewertet

• Presence Threshold (Presence-Schwelle)

Gibt an, welcher Prozentsatz der verpflichtenden Teilnehmenden anwesend sein muss, damit das Meeting automatisch bestätigt wird.

Beispiel:
Schwelle 50 % → Sind bei einer Präsenzprüfung mindestens die Hälfte der Teilnehmenden anwesend, wird das Meeting automatisch bestätigt und eine Benachrichtigung versendet.

🤖 Mehr erfahren

Wie unser Meeting Room AI Agent Meetingräume intelligent optimiert, erfährst du hier:

👉 KI-Meetingraum-Agent — Help Center-Artikel

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