Besucherteam: Empfangs-E-Mails und Kiosk-Warnungen

Last updated: November 10, 2026

Das Besucherteam ist eine Liste aller Personen, die sich in deiner Organisation um Besucher kümmern – Kolleg:innen oder einfache E-Mail-Adressen, z. B. ein gemeinsames Empfangspostfach. Für jede Person legst du fest, was sie bekommt und für welche Standorte oder Büros. In diesem Artikel erfährst du als Admin, wie du es einrichtest.

Gehe im PULT Dashboard zu Einstellungen → Besucher → Benachrichtigungen und scrolle nach unten zu Besucherteam. Alle Änderungen auf dieser Seite werden automatisch gespeichert.

1. Besucherteam

Der Bereich zeigt alle Personen in deinem Besucherteam. Früher war das Besucherteam eine eigene Seite – jetzt ist es Teil der Seite Benachrichtigungen.

2. Person hinzufügen

Klicke auf Person hinzufügen und suche nach Name oder E-Mail. Um jemanden ohne PULT-Account hinzuzufügen – z. B. empfang@deinefirma.de –, gib die vollständige E-Mail-Adresse ein.

3. Wo

Standardmäßig ist eine Person für Alle Standorte zuständig. Klicke auf +, um sie auf einen bestimmten Standort oder ein Büro zu beschränken. So kann jedes Büro einen eigenen Empfang haben.

4. Empfang

Die Person bekommt E-Mails zu den Besuchen, für die sie zuständig ist: Einladungen und Absagen, Check-ins und Check-outs.

5. Freigaben

Nur sichtbar, wenn Besucherfreigaben für eure Organisation aktiv sind. Personen mit Freigaben werden gebeten, die Besuche freizugeben, für die sie zuständig sind; ein Besuch, für den niemand zuständig ist, geht an alle Freigebenden. Nur Personen mit aktivem PULT-Account können Besucher freigeben. Die Freigaben richtest du unter Einstellungen → Besucher → Freigaben ein.

6. Kiosk-Warnungen

Die Person bekommt eine E-Mail, wenn ein Kiosk während der Bürozeiten eine Stunde lang offline ist (werktags, 8:00–18:00 Uhr Kiosk-Zeit).

📌 Wichtig: Kiosk-Warnungen bekommt niemand, bis du bei mindestens einer Person Kiosk-Warnungen aktivierst.

7. Entfernen

Entfernt die Person aus dem Besucherteam. Sie bekommt danach keine Besucher-E-Mails mehr über diese Liste.

Wo du das Besucherteam noch siehst

Auf jeder Kiosk-Seite im Tab Standort: Empfang für diesen Kiosk zeigt, wer E-Mails an den Empfang für die Büros dieses Kiosks bekommt, und Offline-Warnungen zeigt, wer Kiosk-Warnungen bekommt. Beide führen über Besucherteam bearbeiten hierher (siehe Einstellungen des Kiosk-Geräts).
Unter Einstellungen → Besucher → Freigaben sind die Freigebenden die Personen mit Freigaben (5) im Besucherteam.

Häufige Fragen

Wo sind die E-Mail-Adressen für den Empfang hin?

Früher wurden sie pro Büro unter Einstellungen → Besucher → Allgemein festgelegt. Jetzt findest du sie im Besucherteam. Bestehende Empfangslisten wurden automatisch übernommen.

Warum bekommt niemand eine E-Mail, wenn unser Kiosk offline ist?

Kiosk-Warnungen bekommt niemand, bis ein Admin bei mindestens einer Person im Besucherteam Kiosk-Warnungen (6) aktiviert.

Kann ich ein gemeinsames Postfach ohne PULT-Account hinzufügen?

Ja. Gib die vollständige E-Mail-Adresse bei Person hinzufügen (2) ein. Die Person wird als Kein Pult-Account markiert und bekommt trotzdem die E-Mails, die du aktivierst. Für Freigaben (5) ist ein aktiver PULT-Account nötig.

Was passiert, wenn jemand aus dem Besucherteam archiviert wird?

Die Person bleibt auf der Liste, wird aber als archiviert markiert und bekommt keine Benachrichtigungen.

Wer wird noch informiert, wenn ein Besucher eincheckt?

Der Gastgeber wird über den Standard-Benachrichtigungskanal informiert, und jeder Flow kann eigene Empfänger per E-Mail benachrichtigen. Einen Überblick findest du in Besucher-Benachrichtigungen: Wer wird wann informiert?.