Wie man Besucher in PULT einlädt

Last updated: October 21, 2026

In diesem Artikel erfährst du, wie du Besucher in PULT einlädst – einzelne Besucher, eine ganze Gruppe oder wiederkehrende Besucher.

Einladung öffnen

Gehe in der PULT Web-App auf Besucher und klicke auf + Besucher einladen (siehe Gästebuchungen im Besuchermanagement). Admins können auch im Dashboard starten:

1. Besucher

Gehe im PULT Dashboard auf Besucher. Hier siehst du alle Besuche im ausgewählten Zeitraum.

2. Besucher einladen

Klicke auf Besucher einladen. Das Einladungsformular öffnet sich in der Web-App.

Angaben zum Besucher

3. Vergangene Besucher

Suche nach einem früheren Besucher – seine Angaben werden automatisch übernommen.

4. Name

Gib Vor- und Nachnamen des Besuchers ein. Sobald du zu tippen beginnst, teilt sich das Feld in Vorname und Nachname. Der Name ist immer Pflicht.

5. E-Mail

Mit einer E-Mail-Adresse kann der Besucher per E-Mail benachrichtigt werden (siehe 17) und du kannst einen Tisch für ihn buchen (siehe 14). Euer Admin kann dieses Feld zur Pflicht machen.

6. Firmenname

Gib die Firma des Besuchers ein. Euer Admin kann dieses Feld zur Pflicht machen.

7. Besuchertyp

Bestimmt, welchen Check-in-Flow der Besucher am Kiosk durchläuft (siehe Wie man verschiedene Besuchertypen hinzufügt/erstellt). Euer Admin kann dieses Feld zur Pflicht machen.

8. E-Mail-Sprache

Wähle die Sprache der E-Mail an den Besucher. Mit Automatische E-Mail-Sprache wird die Sprache des Kiosks bzw. deiner Organisation verwendet.

9. Gruppeneinladung

Wechselt zur Gruppeneinladung, um mehrere Besucher auf einmal einzuladen (siehe unten).

Buchungsdetails

10. Wiederkehrende Einladung

Setze dieses Häkchen für Besucher, die regelmäßig kommen (siehe Einladungen für wiederkehrende Besucher (Langzeit-Einladung)).

11. Datum

Wähle den Tag des Besuchs.

12. Ankunftszeit

Optional. Eine Endzeit brauchst du nicht – sie ergibt sich aus dem Check-out.

13. Standort

Wähle das Büro des Besuchs.

14. Einen Schreibtisch für diesen Besucher buchen

Nur verfügbar, wenn du eine E-Mail-Adresse eingegeben hast und das Büro einen Grundriss hat. Setze das Häkchen und wähle einen Tisch aus.

15. Gastgeber

Standardmäßig bist du der Gastgeber. Klick auf Ändern, um eine Kollegin oder einen Kollegen auszuwählen. Der Gastgeber wird benachrichtigt, sobald der Besucher eincheckt.

16. Interne Notiz

Nur für dein Team sichtbar, nicht für den Besucher.

17. Gast per E-Mail benachrichtigen

Setze dieses Häkchen, damit der Besucher vorab eine E-Mail mit den Buchungsinformationen bekommt. Die Option erscheint, sobald du eine E-Mail-Adresse eingibst.

18. Persönliche Notiz

Füge eine persönliche Notiz für den Besucher hinzu, z. B. eine Wegbeschreibung, Infos zum Parken oder wo er sich melden soll. Die Notiz steht in der E-Mail an den Besucher.

19. Einladung bestätigen

Klick auf Einladung bestätigen. Hast du Gast per E-Mail benachrichtigen angehakt, bekommt der Besucher die E-Mail sofort.

Eine Gruppe einladen

20. Einzeleinladung

Wechselt zurück zur Einladung für einen Besucher.

21. Angaben zu den Besuchern

Gib für jeden Besucher Name, Firma, E-Mail und Besuchertyp ein.

22. Auf alle anwenden

Übernimmt die Firma bzw. den Besuchertyp des ersten Besuchers für alle in der Gruppe.

23. Besucher hinzufügen

Fügt eine weitere Zeile für den nächsten Besucher hinzu.

24. KI-Massen-Upload (Beta)

Lade eine Besucherliste hoch (z. B. eine Datei oder einen Screenshot). Die KI liest die Besucherdaten aus und füllt die Zeilen für dich aus. Bitte prüfe die Daten, bevor du bestätigst.

Häufige Fragen

Bekommt der Besucher immer eine E-Mail?

Nein. Der Besucher bekommt nur eine E-Mail, wenn du eine E-Mail-Adresse eingibst und Gast per E-Mail benachrichtigen (17) anhakst. Deine persönliche Notiz (18) steht in dieser E-Mail.

Welche Felder sind Pflicht?

Vor- und Nachname, Datum und Standort sind immer Pflicht. Admins können zusätzlich E-Mail, Firma und Besuchertyp zur Pflicht machen (siehe Einstellungen für Gastbuchungen).

Bekommt der Besucher einen Kalendereintrag?

Ja. Die Einladungs-E-Mail enthält eine Kalenderdatei (.ics) mit Datum und Uhrzeit des Besuchs.

Wird unser Empfang über neue Einladungen informiert?

Wenn für das Büro E-Mail-Adressen des Empfangs hinterlegt sind, bekommen diese bei jeder Einladung und Stornierung eine E-Mail (siehe Einstellungen für Gastbuchungen).

Können auch Nicht-Admins Besucher einladen?

Das hängt von euren Einstellungen ab (siehe Gastbuchungen auf Admins beschränken).

In welcher Sprache wird die Einladungs-E-Mail verschickt?

In der Sprache, die du in der Einladung auswählst; sonst in der Sprache des Kiosks bzw. deiner Organisation (siehe Vorschau der Besucher-E-Mail).