Dokumente zu Flows für Besucher hinzufügen

Last updated: October 21, 2026

Lass Besucher Dokumente wie eine Verschwiegenheitserklärung (NDA) oder eure Hausordnung direkt beim Check-in lesen und unterschreiben. In diesem Artikel erfährst du als Admin, wie du ein Dokument zu einem Flow hochlädst und Unterschriftsfelder hinzufügst.

📌 Abo erforderlich: Die folgenden Funktionen sind nur mit dem Visitors-Add-on verfügbar.

1. Flow-Verwaltung

Gehe im PULT Dashboard zu Einstellungen → Besucher → Flow-Verwaltung.

2. Bearbeiten

Klicke neben dem Flow, den du ändern möchtest, auf Bearbeiten.

3. Dokument

Öffne den Tab Dokument.

4. Hochladen

Klicke auf Wähle eine Datei oder ziehe deine Datei in das Feld (nur PDF, max. 10 MB). Das Dokument erscheint dann darunter in der Liste.

5. Felder bearbeiten

Öffnet den PDF-Editor, in dem du die Felder platzierst, die Besucher ausfüllen (siehe unten).

6. Neue Version

Lade eine aktualisierte Version des Dokuments (PDF) hoch. Prüfe die aus der vorherigen Version übernommenen Unterschriftsfelder und veröffentliche die neue Version. Du entscheidest, ob alle früheren Unterschriften ungültig werden – diese Option ist standardmäßig nicht angehakt, bestehende Unterschriften bleiben also gültig.

7. Gültigkeit der Unterschriften

Lege fest, wie lange die Unterschrift eines Besuchers gilt (siehe Dokument- & Formular-Einstellungen für Wiederholungsbesuche).

8. Feldtypen

Klicke auf einen Feldtyp und ziehe ihn an die passende Stelle im Dokument: Vollständiger Name, E-Mail, Datum, Unternehmen oder Unterschrift.

9. PDF-Vorlage speichern

Klicke auf PDF-Vorlage speichern, sobald alle Felder platziert sind. Speichere danach den Flow oben rechts mit Speichern.

10. Feldliste

Zeigt alle Felder, die du im Dokument platziert hast.

Unterschriebene Dokumente per E-Mail verschicken

11. Benachrichtigungen

Öffne den Tab Benachrichtigungen des Flows.

12. Empfänger

Diese E-Mail-Adressen werden bei jedem Check-in eines Gastes benachrichtigt und noch einmal beim Check-out.

13. Unterschriebene Dokumente an die Benachrichtigungs-E-Mails anhängen

Die Check-in-E-Mail an die Empfänger oben enthält alle Dokumente, die der Gast für den Besuch unterschrieben hat – auch noch gültige Unterschriften von früheren Besuchen.

14. Unterschriebene Dokumente an die Check-in-E-Mail des Gastgebers anhängen

Gilt nur, wenn der Gastgeber Benachrichtigungen per E-Mail bekommt. Die Dokumente sind außerdem immer im Dashboard verfügbar.

Sind die Dokumente zusammen größer als 7 MB, enthält die E-Mail statt der Anhänge einen Link zum Dashboard. Beide Schalter sind standardmäßig ausgeschaltet.

Häufige Fragen

Wo finde ich die unterschriebenen Dokumente?

Eine Kopie des unterschriebenen Dokuments wird beim Besuch in der Besucherübersicht im Dashboard gespeichert.

Können unterschriebene Dokumente per E-Mail verschickt werden?

Ja – siehe Abschnitte 11–14 oben.

Müssen wiederkehrende Besucher erneut unterschreiben?

Das hängt von der Gültigkeit der Unterschrift ab (7), siehe Dokument- & Formular-Einstellungen für Wiederholungsbesuche.

Bekommen Besucher eine Kopie der unterschriebenen Dokumente?

Ja. Besucher bekommen beim Check-in eine E-Mail mit allen Dokumenten, die sie bei diesem Besuch unterschrieben haben. Wer unterschreibt, aber ohne Check-in wieder geht, bekommt keine Kopie.