Automatische Besuchereinladungen über die Kalender-Integration

Last updated: October 22, 2026

PULT kann aus Meetings mit externen Gästen automatisch Besuchereinladungen erstellen. Deine Kolleg:innen laden in Outlook oder Google Kalender einfach ein Besucherpostfach ein (oder buchen einen synchronisierten Meetingraum) – PULT registriert die externen Gäste als Besucher, schickt ihnen die PULT Einladungs-E-Mail und aktualisiert den Besuch, wenn sich das Meeting ändert. In diesem Artikel erfährst du als Admin, wie du das einrichtest.

📌 Bevor du startest: Deine Organisation muss über die Microsoft- oder Google-Kalenderintegration verbunden sein (siehe Wie man PULT Rooms mit Microsoft verbindet). Für das Besucherpostfach legt dein IT-Team ein normales oder freigegebenes Postfach an, z. B. visitors@yourcompany.com.

So funktioniert es

Es gibt zwei Wege, Besucher aus dem Kalender zu erstellen. Wir empfehlen das Besucherpostfach, weil dafür niemand einen „Fake“-Raum buchen muss:

Besucherpostfach (empfohlen): Dein IT-Team legt ein normales oder freigegebenes Postfach an und du verknüpfst es in PULT mit einem Office. Lädt jemand dieses Postfach zu einem Meeting ein, registriert PULT jeden externen Gast als Besucher im verknüpften Office. Eine Raumbuchung ist nicht nötig, und das Postfach lehnt überlappende Meetings nie ab.
Synchronisierte Meetingräume: Bucht jemand einen verbundenen Meetingraum mit externen Teilnehmenden, registriert PULT sie als Besucher für das Office des Raums.

In beiden Fällen gilt:

Die Besucher erhalten eine Einladungs-E-Mail mit allen Details (sofern Einladungs-E-Mails aktiviert sind).
Wird das Meeting verschoben oder abgesagt, wird der Besuch automatisch aktualisiert oder entfernt. Bereits eingecheckte Besuche werden nie geändert.
Ist die KI-Unterstützung für deine Organisation aktiviert, extrahiert PULT Name und Firma des Besuchers per KI aus dem Kalendereintrag.

Einstellungen

Gehe im PULT Dashboard zu Einstellungen → Besucher → Kalender-Integration.

1. Kalender-Integration

Schaltet die automatische Besucherregistrierung ein oder aus.

2. Was einen Besuch erzeugt

Wähle, welche Meetings Besucher erzeugen:

Meetings in synchronisierten Räumen – nur Meetings, die in einem verbundenen Meetingraum gebucht sind. Der Besuch wird dem Office des Raums zugeordnet.
Jedes Meeting mit externen Gästen – auch Meetings ohne Raumbuchung.
Meetings mit einem Besucherpostfach – nur Meetings, zu denen eines deiner Besucherpostfächer eingeladen ist (siehe 8). Die Besucher werden in dem Office registriert, das mit diesem Postfach verknüpft ist.

Reine Online-Calls und private Termine werden immer ignoriert.

3. Einladungs-E-Mails senden

Ist die Option aktiviert, erhalten erkannte Besucher automatisch die PULT Einladungs-E-Mail. Ist sie deaktiviert, werden die Besuche trotzdem angelegt, aber es wird keine PULT E-Mail verschickt. Das gilt nur für Besuche aus der Kalender-Integration – Besucher, die du manuell einlädst, bekommen weiterhin die Einladungs-E-Mail.

4. Kalendereinladung anhängen

Fügt der PULT E-Mail einen Kalendereintrag (.ics) hinzu. Deaktiviere die Option, wenn deine Gäste die Termineinladung bereits von der einladenden Person erhalten, damit sie keine zwei Kalendereinträge bekommen.

5. Besuchertyp für automatisch erstellte Besucher

Wähle, welcher Besuchertyp den Besuchern aus der Kalender-Integration zugewiesen wird. Der Besuchertyp bestimmt den Check-in-Ablauf am Kiosk (siehe Wie man verschiedene Besuchertypen hinzufügt/erstellt).

Nicht synchronisierte Räume

Dieser Bereich ist nur relevant, wenn du Besucher aus Meetingräumen erzeugst (Meetings in synchronisierten Räumen).

6. Räume ohne Office

Meetings in diesen Räumen erzeugen keine Besucher. Klicke auf Meetingräume verwalten und verknüpfe die Räume mit einem Office. Sobald ein Raum verknüpft ist, werden seine kommenden Meetings synchronisiert.

7. Räume in ausgeschlossenen Offices

Diese Räume gehören zu einem Office, das von Besucherbuchungen ausgeschlossen ist. Um sie einzubeziehen, deaktiviere für das Office die Option Von Besucherbuchungen ausschließen (siehe Bestimmte Büros vom Besuchermanagement ausschließen).

Besucherpostfächer

Dieser Bereich wird genutzt, wenn bei Was einen Besuch erzeugt (2) die Option Meetings mit einem Besucherpostfach ausgewählt ist.

8. Postfach und Office

Trage die E-Mail-Adresse des Besucherpostfachs ein und wähle das Office, in dem die Besucher registriert werden sollen. Sag deinen Kolleg:innen dann, welche Adresse sie einladen sollen.

Einrichtung für dein IT-Team:

Verwende ein normales oder freigegebenes Postfach, keine Raumressource. Räume lehnen überlappende Buchungen ab – ein Postfach nimmt jede Einladung an.
PULT liest den Kalender des Postfachs über deine Kalenderintegration. Wenn deine Organisation einschränkt, welche Kalender die Integration lesen darf, nimm dieses Postfach mit auf.

9. Postfach hinzufügen

Fügt ein weiteres Postfach hinzu, z. B. eines pro Office. Jedes Postfach ist mit genau einem Office verknüpft. Über das Papierkorb-Symbol entfernst du ein Postfach.

10. Speichern

Speichert deine Postfächer. Neue Meetings erscheinen innerhalb weniger Minuten. Meetings, die vor dem Hinzufügen eines Postfachs erstellt wurden, werden nicht importiert.

Sync-Aktivität

11. Quelle

Die Sync-Aktivität zeigt alles, was die Kalender-Synchronisierung erfasst hat, Neuestes zuerst: Besucher, Meeting-Zeit, Quelle, Status (z. B. Aktiv oder Abgesagt) und wann der Eintrag erfasst wurde. Die Quelle zeigt, woher der Besuch kommt – ein Raum, ein Office oder ein Besucherpostfach, z. B. Besucherpostfach (visitors@yourcompany.com).

Häufige Fragen

Was muss die einladende Person tun?

Mit einem Besucherpostfach fügt sie das Postfach (z. B. visitors@yourcompany.com) einfach als Teilnehmer hinzu, wenn sie das Meeting mit externen Gästen in Outlook oder Google Kalender erstellt. Bei synchronisierten Räumen reicht es, den Meetingraum mit den externen Teilnehmenden zu buchen.

Warum ein Postfach und keine Raumressource?

Raumressourcen lehnen überlappende Buchungen ab – parallele Besuche würden also abgelehnt. Ein normales oder freigegebenes Postfach nimmt jede Einladung an, und niemand muss einen „Fake“-Raum buchen, nur um Besucher zu registrieren.

Ein Meeting mit dem Besucherpostfach taucht nicht auf. Warum?

Erfasst werden nur Meetings, die nach dem Hinzufügen des Postfachs in PULT erstellt wurden – ältere Meetings werden nicht importiert. Neue Meetings erscheinen innerhalb weniger Minuten. Prüfe außerdem, ob deine Kalenderintegration den Kalender des Postfachs lesen darf.

Was passiert, wenn das Meeting abgesagt wird?

Der Besuch wird automatisch entfernt und in der Sync-Aktivität (11) als abgesagt angezeigt. Bereits eingecheckte Besuche werden nie geändert.

Wird unser Empfang über diese Besuche informiert?

Ja, wenn für das Office Empfangs-E-Mail-Adressen hinterlegt sind (siehe Einstellungen für Gastbuchungen).

Ich sehe die Kalender-Integration nicht in meinen Einstellungen.

Melde dich bei unserem Support-Team – wir prüfen, ob sie für deine Organisation aktiviert werden kann.